Die Zusammenfassungs-E-Mail

Nach dem Anruf schickt dir der Callbot eine E-Mail mit dem Ergebnis. Das ist der einfachste Weg, um zu wissen, was deine Kunden am Telefon machen, ohne die Anrufe selbst anzuhören.

So funktioniert es

Ein Kunde ruft um 12:40 Uhr an und reserviert einen Tisch für vier Personen. Kurz darauf erhältst du eine E-Mail mit:

• Datum, Uhrzeit und Nummer des Anrufers (falls sichtbar).
• Der Grund des Anrufs und das Ergebnis: gelöst, weitergeleitet, Nachricht hinterlassen.
• Die Zusammenfassung in Klartext: was der Kunde gefragt hat, was der Bot geantwortet hat, die gesammelten Daten (bei der Reservierung: Name, Personen, Uhrzeit).
• Der Link zur Aufzeichnung, falls die Aufzeichnung aktiv ist.

Das musst du tun

1. Lies die Zusammenfassungen: Sie sind dein Fenster zum Telefonkanal.
2. Wenn ein Anruf schlecht gelaufen ist, nutze ihn für eine Meldung: Er enthält bereits Datum, Uhrzeit und Nummer. Das ist genau das, was wir zur Untersuchung brauchen. Siehe Callbot korrigieren.

Empfänger ändern

Die Empfänger werden bei der Aktivierung vereinbart und können jederzeit geändert werden: Öffne ein Ticket und gib die neuen Adressen an. Du kannst verschiedene Empfänger für verschiedene Ergebnisse haben, zum Beispiel Reservierungen an den Saal und Nachrichten an das Büro.

Einschränkungen

• Die Zusammenfassung wird vom Bot erstellt: In Grenzfallen kann sie ungenau sein. Maßgeblich ist die Aufzeichnung, falls aktiv.
• Die Anrufaufzeichnung hat Auswirkungen auf den Datenschutz: Siehe GDPR.

Häufige Probleme

• Ich erhalte keine E-Mails → Prüfe den Spam-Ordner; wenn dort nichts ist, öffne ein Ticket.
• Sie kommen bei der falschen Person an → Beantrage die Änderung der Empfänger per Ticket.

In der App

Die gleichen Zusammenfassungen findest du in der App, inklusive Benachrichtigungen: Du kannst also auch auf die E-Mails verzichten.